Politique de confidentialité

1. Objet

La présente politique décrit les traitements de données personnelles réalisés dans le cadre de l'utilisation de PortalOne, la solution de portail documentaire mise à disposition par l'entreprise cliente.

Elle vise à informer les utilisateurs sur la manière dont leurs données sont collectées, utilisées, protégées et conservées lors de l'accès et de l'utilisation de la plateforme.

2. Responsable du traitement

L'entreprise cliente identifiée ci-dessous est en principe responsable du traitement des données personnelles de ses utilisateurs, clients, collaborateurs et partenaires dans le cadre de l'utilisation de PortalOne.

Les coordonnées du responsable du traitement sont les suivantes :

• Raison sociale : Segic Sàrl
• Forme juridique : Sàrl
• Adresse : Z.I. d'In-Riaux 30
• Code postal et ville : 1728 Rossens
• Pays : Suisse
• Numéro d'entreprise : CHE-115.283.014
• E-mail général : support@segic.ch
• Contact protection des données : support@segic.ch
• Site web : www.segic.ch

3. Prestataire technique

VHF Solution fournit et maintient la solution PortalOne en qualité de prestataire technique.

VHF Solution peut agir comme sous-traitant au sens de la réglementation applicable, selon les instructions du responsable du traitement et dans le cadre strict de l'exploitation, de la maintenance et de la sécurité de la plateforme.

VHF Solution n'est pas responsable du traitement des données métier du client, qui demeurent sous la responsabilité de l'entreprise cliente.

4. Données traitées

Selon l'utilisation de PortalOne et les droits de chaque utilisateur, les catégories de données suivantes peuvent être traitées : nom et prénom ; adresse e-mail ; identifiant utilisateur ; société ou organisation de rattachement ; informations d'authentification ; adresse IP ; date et heure de connexion ; navigateur, appareil et système d'exploitation ; actions réalisées dans l'application ; journaux techniques et d'audit ; paramètres de configuration nécessaires au fonctionnement ; documents et fichiers consultés, déposés ou transmis.

5. Finalités

Les données personnelles sont traitées notamment pour les finalités suivantes : authentification et gestion des comptes et des accès ; consultation et dépôt de documents ; sécurisation de la plateforme ; traçabilité des actions ; support et résolution des incidents ; prévention des usages frauduleux ; respect des obligations légales et contractuelles.

6. Stockage des documents

Les documents et contenus métier restent stockés dans l'environnement Microsoft 365 et Microsoft SharePoint Online de l'entreprise cliente.

PortalOne ne transfère pas les documents vers l'environnement d'un autre client. L'accès aux contenus est limité aux utilisateurs autorisés selon les droits définis par l'entreprise cliente.

7. Hébergement de l'infrastructure

L'infrastructure PortalOne (application, services techniques associés et journaux d'exploitation) est hébergée selon la configuration de l'entreprise cliente : infrastructure PortalOne hébergée en Suisse.

Les documents métier ne sont pas hébergés par PortalOne en dehors de l'environnement Microsoft 365 / SharePoint Online du client.

8. Destinataires

Les données peuvent être accessibles, dans la limite de leurs attributions, aux destinataires suivants : les utilisateurs autorisés de l'entreprise cliente ; les administrateurs autorisés ; VHF Solution lorsque cela est nécessaire au support, à la maintenance ou à la sécurité de la plateforme ; Microsoft pour les services Microsoft 365, SharePoint Online, Microsoft Entra ID et Azure utilisés dans le cadre de la solution.

9. Conservation

Les documents sont conservés selon les règles et politiques définies par l'entreprise cliente dans Microsoft 365 et SharePoint.

Les journaux techniques et d'audit sont conservés pendant la durée nécessaire au fonctionnement, à la sécurité, au support et au respect des obligations légales ou contractuelles.

Les durées précises peuvent dépendre de la configuration et des obligations applicables à l'entreprise cliente.

10. Sécurité

Des mesures techniques et organisationnelles raisonnables sont mises en œuvre pour protéger les données personnelles contre la perte, l'accès non autorisé, la divulgation ou l'altération.

Aucun système informatique ne peut toutefois garantir une sécurité absolue. L'entreprise cliente et ses utilisateurs sont invités à adopter des pratiques prudentes en matière d'accès et de confidentialité.

11. Droits des personnes

Selon le droit applicable, les personnes concernées peuvent disposer des droits suivants : droit d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation, d'opposition et, lorsque applicable, de portabilité.

Les demandes doivent en principe être adressées à l'entreprise cliente responsable du traitement. Les coordonnées de contact pour les questions relatives à la protection des données sont indiquées ci-dessous :

• E-mail protection des données : support@segic.ch
• E-mail général : support@segic.ch

12. Autorité de contrôle

Selon le droit applicable, vous pouvez introduire une réclamation auprès de l'autorité de contrôle compétente. Pour ce portail, l'autorité de contrôle configurée est : PFPDT.

13. Mise à jour de la politique

La présente politique peut être mise à jour pour refléter l'évolution de la solution, des obligations légales ou des pratiques de l'entreprise cliente.

La version et la date de dernière mise à jour sont indiquées en bas de cette page.